Sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả

1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

• Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.

• Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
• Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ).

Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:

• Tần suất thực hiện?

• Người thực hiện?

• Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.

1.2. Xác định thứ tự ưu tiên

Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.

Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...

Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...

Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.

Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp.

Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.

Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

• Thời hạn giải quyết vấn đề.

• Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.

• Không khẩn cấp và không quan trọng.

Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.

Đi uống bia với bạn bè

Mua một bộ veste mới

Đổi điện thoại di động...

Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng.

1.3 Lưu đồ thời gian

Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.

Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc D làm cuối cùng.

2. Sắp xếp hồ sơ:

BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?

• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?

• Sếp muốn nhận được hồ sõ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sõ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?

• Một nhân viên có ngýời nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách hàng?

• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?

Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

2.1 Quản lý hồ sơ giấy

Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sõ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.

Danh mục hồ sõ của mỗi NV và danh mục hồ sõ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.

Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.

Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục.

2.2 Quản lý hồ sõ máy, CD…

Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.

Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.

Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.

Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:

• Input

• Output

• Quy định backup dữ liệu.

• Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.

• Quy định quét virus định kỳ.

• Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).

• Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)).

• Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.

• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

Ban tìm mua trên các cửa hàng CD

3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:

• Fax

• Điện thoại bàn

• Máy in

• Photo

• ..

 4. Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)

• Giữa các nhân viên nội bộ.

• Input (thông tin đầu vào)

• Output (thông tin ra).

4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức.

• Sổ giao việc

• Sổ giao nhận thông tin

• Sổ công văn đến – đi.

• Sổ giao nhận sản phẩm

• Sổ giải quyêt công việc

4.3 Lưu đồ thông tin:

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

• Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận. Trường hợp chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời.

• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nõi Input quy định nào đó.

• Đảm bảo là ngýời nhận đã nhận được thông tin.

• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều này, chýư đýưc tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào?

• Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa?

• Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được.

4.5 Sổ giải quyết công việc

• Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn.

Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

• Nội dung công việc

• Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)

• Thời hạn

• Diễn giải.

• Kết quả/ngày hoàn thành.

4.6 Lập kế hoạch công việc

• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?

• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?

• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.

• Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế hoạch